Apprendre à travailler en télétravail

Nous prévoyons la possibilité que les interdictions de voyager, le télétravail, le confinement et l’annulation de réunions en personne dureront plusieurs semaines ou plus d’un mois. Mimiter l’isolement et promouvoir la collaboration à distance évite le pire pour nos activités déjà pénalisées. Le travail d’équipe aura un impact en trois étapes :

• Étape 1 isolement dans le télétravail  : Dans les premiers jours, une forme d’euphorie s’est réglée, la plupart des cadres et des gestionnaires s’occupent de leur travail quotidien avec des courriels, des téléphones et des outils numériques. Sans les bruits et les interruptions des collègues, certains pourraient même se sentir plus efficaces et expliquer leur liste de tâches

• Étape 2  : Rapidement, cela devient plus compliqué si vous devez collaborer en équipe,faire avancer des projets, partager des idées, sans se voir . Cela fait suite à des tensions inexprimés, à des malentendus lorsque des collègues se taisent lors de réunions téléphoniques. Les points téléphoniques se concentrent sur des sujets techniques, non verbaux que vous voyez, les sentiments et les doutes ne sont plus exprimés, en faveur du confort d’écoute. Pas de vérification pour de bonnes nouvelles, pas de main sur l’épaule spontanée face à une mauvaise, ne grillez pas le téléphone non plus.

• Étape 3 :La distance physique cristallise la distance humaine. Les projets sont des équipes de pataugeoire, sombre et de désengagement s’installent au cours des semaines et des mois. L’entreprise perd sa spontanéité , les échanges interpersonnels disparaissent dans les organisations, au profit d’une standardisée de plus en plus fonctionnelle. La distance s’installe.

Comment éviter de passer à la phase 3 de la ségrégation au travail ? Le défi de la coopération longue distance au fil du temps consiste à maintenir le noyau des relations entre les individus , à empêcher que les liens entre les équipes ne soient étendus, afin de travailler ensemble et de collaborer à distance. Déjà un sujet clé lorsque les équipes travaillent ensemble, cette question occupe désormais une place centrale grâce à la collaboration à distance.

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Comment faites-vous ? Nous osons l’interaction et l’audace de collaborer efficacement à distance !

Plutôt pour assister à une réunion téléphonique, engager pleinement, préparer, contribuer et faire avancer les choses avec encore plus de concentration que pour une réunion en face à face :

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1. Toujoursvérifier, tester et anticiper la technique pour s’assurer que la logistique fonctionne (wifi, micro, partage de fichiers…). L’attente solo dans une chambre Le silence virtuel est insupportable, et commencer 15 minutes de retard perd du temps à tout le monde.
2. La vidéo aide à rester en contact avec son interlocuteur. Si la bande passante le permet, maintenez une visioconférence plutôt que des appels car au fil du temps, lorsque vous ne vous voyez pas, vous vous oubliez un peu.
3. Évitez de perdre la qualité de la présence, àmoitié active sur nos outils numériques moitié ailleurs. Découvrez des animations interactives innovantes qui facilitent l’interaction entre les participants (post-it numérique, votes en ligne, smileys pour « lever la main » avant de parler, nuages de mots, chat vivant, partage d’écran,…). Les rencontres à distance sont mortelles si tout le monde coupe le microphone, ce qui génère un bruit blanc anxiogène  : proposer une animation interactive lors d’une réunion comme une table ronde d’opinions, de passions ou d’un vote à distance sur une idée,… Il est important d’être précis sur le processus et ces interactions, car rien n’est implicite quand on ne se voit pas : « Avant de commencer, tout est clair et fonctionne pour tout le monde ?
4. Recommanderles efforts observés  » n’est pas naturel de le faire lors d’une conférence téléphonique pour ceux qui se concentrent sur des sujets techniques. Pourtant, c’est la clé. Commencez vos réunions à distance comme suit : « Avant de commencer, je voulais dire bravo pour… parce que… » Quand vous vous voyez « en fait », beaucoup de choses peuvent « aller sans dire ». La satisfaction peut être exprimée avec un sourire. Dans le télétravail, ce qui va sans dire, il faut le dire ou l’écrire.
5. Contribuer activement aux réunions à distance.
   • Poser des questions  : « Puis-je poser une question », « Je n’ai pas compris les prochaines étapes pouvons-nous redéfinir la division des rôles ?
   • S’ assurer d’exprimer ses sentiments » calme, factuel et respectueux : « quand j’entends… Je comprends que… », se reformulant de ses besoins, exprime des malentendus pour clarifier les points et peut-être aider le groupe : « Je dois comprendre l’objectif »
   • Évitez le tacite à distance et préparez-vous à les partager tout en restant dans les codes de la société, constructif, poli et attentionné. Demandez une rétroaction à distance sur les actions communes car l’absence de rétroaction est une forme d’agression.
6. Assurez-vous de fermer une réunion à distance . Une conférence téléphonique est un succès si tout le monde sort avec des idées claires, si nous décidons des points essentiels et si un plan d’action est partagé, si tout le monde veut s’impliquer davantage, si tout le monde sait quoi faire quand ils partent et pourquoi, s’ils résolvent individuellement des problèmes insolubles.
7. Enfin, si vous êtes l’organisateur , proposez de mesurer le ROTI de la conférence (Retour sur le temps investi), proposant simplement à chacun de donner une note entre 1 (la réunion était inutile) et 5 (Excellent) sur l’utilité de la réunion. Ininfaillible pour éviter les retrouvailles à distance

En résumé, nous essayons d’être concentrés, interactifs et préparés à faire avancer nos projets pendant cette période de confinement.

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Alexia de Bernardie

Auteur de « Engagement Engines : 365 Actions to Work Better Together » (Marabout) et fondateur de LaweBox, une expérience numérique de formation des gestionnaires sur de nouvelles façons de travailler.