Comment optimiser votre temps et votre organisation au travail

En tant que travailleur autonome ou dépendant, il importe d’adopter une bonne gestion de votre temps. En réalité, la gestion efficiente de votre temps est nécessaire pour garantir des résultats consistants en fin de mois ou d’année. Bien gérer son temps, c’est aussi arriver à mieux gérer certaines émotions liées à la vie professionnelle. Si vous ne savez pas comment faire, lisez la suite.

Adopter un planning avant chaque journée

En tant qu’employé dans une entreprise, vous devez planifier vos journées à l’avance. Cela vous permet notamment d’avoir une idée sur les tâches que vous aurez à faire, et approximativement, à quelle heure vous devez les faire. Vous pouvez utiliser le calendrier Excel 2023 pour un planning efficace. Cependant, en théorie, il est très facile de lister les travaux qui vous sont assignés sur une journée, mais la réalité est tout autre.

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Dans les faits, il va sans dire que certains éléments qui ne dépendent pas vraiment de vous peuvent survenir et bouleverser tout le déroulement de votre planning. C’est tout à fait vrai, mais il n’en est pas moins du fait que vous pouvez garder le contrôle sur une bonne partie de votre journée.

Planifier sa journée est un bon moyen d’échapper aux distractions inutiles qui ne feront que vous retarder sur la journée et finalement sur tout le mois.

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Mettez en avant vos priorités

Optimiser sa journée, c’est aussi ordonner vos activités. L’astuce ici est de commencer par les tâches que vous jugez trop pénibles pour finir sur celles qui sont mieux abordables. Autrement, il s’agit de faire un « to do list » pour vous servir de « guide line » tout au long de la journée. Pensez aussi à mettre en avant les tâches qui propulseront au maximum votre rendement. C’est une bonne façon d’atteindre plus vite vos objectifs.

Déconnectez-vous du monde numérique

Beaucoup ne le savent peut-être pas, mais le temps passé sur les réseaux sociaux ou à consulter ses mails est en partie gaspillé. Non seulement cela, mais c’est également contreproductif de consulter régulièrement sa boîte de messagerie. L’idéal est de le faire uniquement 2 à 3 fois par jour et de limiter ses interactions avec les réseaux sociaux. Au pire, faites le tri de vos messages en priorisant les mails professionnels ; ceux qui ne le sont pas peuvent être reportés pour plus tard.

Prenez du temps pour vous-même

Aussi, est-il important de se déconnecter, mais pas seulement du monde numérique. Étant donné que vous passez la majorité de votre temps au bureau, réservez une tranche d’heure consacrée à votre divertissement. C’est aussi un bon moyen d’augmenter sa productivité. Mangez, sortez et changez d’air. Vous pouvez planifier un voyage par exemple ou une sortie cinéma. Par contre, vous pouvez également vous reposer en étant au bureau.

Optimiser votre temps au travail est une étape essentielle pour obtenir des résultats intéressants en fin d’année. En pratique, ce n’est pas une tâche compliquée, mais vous pouvez y arriver en adoptant un planning sain, organisé et en limitant les distractions inutiles. Si cela ne suffit pas, tirez un trait sur les « meetings » inutiles ou encore, utilisez une alarme pour organiser votre journée au bureau. Gardez votre attention sur vos priorités et vous en bénéficierez plus tard.

Apprenez à déléguer efficacement

Au-delà de l’organisation personnelle, une autre clé pour optimiser son temps est de déléguer efficacement. Beaucoup de professionnels sont réticents à l’idée de confier une tâche importante ou critique à quelqu’un d’autre, mais c’est souvent le meilleur moyen de gagner du temps et d’améliorer la qualité du travail.

Pour déléguer efficacement, commencez par identifier les tâches que vous pouvez déléguer sans risque. Il s’agit généralement des tâches qui ne nécessitent pas vos compétences uniques ou stratégiques et qui peuvent être facilement enseignées à quelqu’un d’autre. Assurez-vous aussi que la personne à qui vous confiez la tâche a les compétences nécessaires pour réussir.

Une fois que vous avez identifié les tâches appropriées et sélectionné un collaborateur capable d’exécuter cette mission, pensez à bien communiquer clairement vos attentes. Expliquez ce que vous attendez en termes de résultats et donnez toutes les informations dont votre collaborateur aura besoin pour accomplir sa mission avec succès. Donnez-lui suffisamment d’autonomie dans son travail tout en restant disponible pour répondre aux questions qu’il pourrait avoir au cours du processus.

Déléguer correctement peut non seulement soulager votre emploi du temps surchargé, mais aussi renforcer la motivation ainsi que la productivité globale de l’équipe.

Utilisez des outils et des techniques pour améliorer votre productivité

Au-delà de la délégation efficace, l’utilisation d’outils et de techniques peut aussi aider à améliorer significativement votre productivité au travail. Voici quelques astuces pour tirer le meilleur parti des outils disponibles :

• Utilisez un agenda électronique pour planifier vos journées et organiser les tâches selon leur priorité.

• Adoptez une méthode de gestion du temps comme la méthode Pomodoro, qui consiste à travailler en blocs de 25 minutes suivis d’une courte pause.

• Utilisez des applications de gestion de projet telles que Trello ou Asana pour collaborer avec les membres de votre équipe et garder une vue d’ensemble sur l’état d’avancement des projets.

• Automatisez autant que possible certains processus répétitifs grâce à des outils comme Zapier ou IFTTT qui permettent notamment l’intégration entre différentes applications.

En utilisant ces outils et techniques correctement, vous pouvez non seulement gagner du temps mais aussi améliorer la qualité globale du travail accompli. Il faut bien choisir les outils adaptés aux besoins spécifiques ainsi qu’à la taille et au contexte organisationnel. Effectivement, il n’y a pas toujours besoin d’utiliser toutes sortes de technologies sophistiquées pour être plus productif ; parfois un simple stylo et papier peuvent suffire !

Rappelons qu’un bon environnement physique ainsi qu’une alimentation saine sont aussi essentiels dans l’amélioration constante de notre performance professionnelle. Prenez soin de votre corps et de votre esprit !